Ablauf · Technik
So funktioniert VORMANN.
VORMANN ist eine Agentur mit eigener Software. Ein Redaktionssystem schreibt und prüft Beiträge, ein Kundenportal holt deine Freigabe am Handy ein, und erst danach wird veröffentlicht. Hier steht, was dabei passiert.
Eine Agentur mit eigener Software
- 01Redaktion. Sprachmodelle schreiben Entwürfe nach den Regeln deiner Praxis: Ton, Themen, Tabus, Zielgruppe. Grafiken werden in deinem Design gesetzt, Fotos von einem Bildmodell geprüft. Jeder Entwurf durchläuft automatische Prüfungen.
- 02Kundenportal. Eine Web-App nur für deine Praxis, die sich wie eine App aufs Handy legen lässt. Du siehst jeden Beitrag so, wie er erscheint, und gibst frei oder wünschst eine Änderung.
- 03Auslieferung. Freigegebene Beiträge gehen zu deinen Sendezeiten über einen Planungsdienst für soziale Netzwerke online. Dazu kommen der KI-Empfang am Telefon und die Pflege deines Google-Profils.
Der Weg eines Beitrags
- Schritt 1
Regeln festlegen
Beim Start legen wir mit dir Ton, Themen, Tabus und Kanäle fest. Diese Regeln gelten für jeden Entwurf.
- Schritt 2
Entwurf
Das System schreibt Überschrift, Text und Hashtags. Es berücksichtigt, was du früher freigegeben oder abgelehnt hast, und wiederholt keine Einstiege.
- Schritt 3
Gestaltung
Die Grafik wird in deinem Design gesetzt. Passt kein Foto, wird es eine reine Schriftgrafik. Eigene Fotos kannst du jederzeit hochladen.
- Schritt 4
Prüfung
Automatische Prüfungen bewerten den Entwurf und markieren heikle Stellen. Was die Prüfung nicht besteht, wird aussortiert.
- Schritt 5
Freigabe
Du bekommst eine Mail, öffnest das Portal und gibst frei oder schreibst, was anders sein soll.
- Schritt 6
Veröffentlichung
Zur gewählten Sendezeit geht der Beitrag online. Im Monatsbericht siehst du Reichweite und den stärksten Beitrag.
Was vor deiner Freigabe geprüft wird
- Drei Prüfrunden: Wirkung, Gestaltung sowie Marke und Medizinrecht. Jede Runde vergibt eine Note von 1 bis 10, unter 8 wird der Entwurf aussortiert.
- Werberecht für Heilberufe: Heilversprechen, Garantien, Superlative und Vorher-Nachher-Aussagen werden erkannt und markiert.
- Rechtschreibung mit festen Regeln für typische Verwechslungen wie seit und seid. Die Namen deiner Praxis sind geschützt.
- Deutsch statt Denglisch: Anglizismen werden markiert, englische Hashtags entfernt.
- Länge: Instagram höchstens 600 Zeichen, LinkedIn und Facebook nach festen Vorgaben.
- Kennzeichnung: Zeigt ein erzeugtes Bild realistische Menschen, steht „Bild: KI-generiert“ dabei.
Das Kundenportal
- Zugang über deinen persönlichen, signierten Link, auf Wunsch zusätzlich mit sechsstelligem Zugangscode. Danach bleibst du 90 Tage angemeldet.
- Begrenzte Anmeldeversuche schützen vor Ausprobieren. Alte Links lassen sich jederzeit sperren.
- Freigeben, mit Anmerkung freigeben oder eine Änderung wünschen.
- Sendetage und Uhrzeit selbst wählen.
- Themen vorschlagen und eigene Fotos hochladen.
- Ein Assistent beantwortet Fragen zum Ablauf und gibt Wünsche weiter. Freigeben kann er nicht.
Warum eine Freigabe sicher ist
- Die Freigabe gilt für genau eine Fassung: Überschrift, Text und Hashtags bekommen einen Prüfwert. Ändert sich danach etwas, ist die Freigabe ungültig und du wirst neu gefragt.
- Jede Freigabe wird mit Zeitpunkt und Fassung protokolliert. Gibst du einmal am Telefon oder per Mail frei, tragen wir das ein, und es steht ebenso im Protokoll.
- Veröffentlicht wird nur, was freigegeben ist, und erst wenn deine Kanäle verbunden sind und der Start vereinbart ist.
- Eine Sperre verhindert, dass ein Beitrag doppelt erscheint. Höchstens ein Beitrag pro Kanal und Tag.
Der KI-Empfang am Telefon
- Schritt 1
Rufumleitung
Dein Telefon klingelt zuerst. Nimmt niemand ab, übernimmt der KI-Empfang.
- Schritt 2
Gespräch
Er beantwortet Standardfragen nach deinen Vorgaben und nimmt Anliegen und Rückrufwunsch auf. Diagnosen stellt er nicht.
- Schritt 3
Terminlink
Auf Wunsch schickt er dem Anrufer den Link zu deiner Online-Terminbuchung per E-Mail.
- Schritt 4
Protokoll
Nach dem Anruf bekommst du Name, Anliegen, Dringlichkeit und Gesprächsverlauf per E-Mail.
Dein Google-Profil pflegen wir von Hand: Kategorie, Zeiten, Fotos, Beiträge und Termin-Link. Für Bewertungen bekommst du Antwortentwürfe.
Daten und Sicherheit
- Die Server-Funktionen von Website und Anwendung laufen in der Region Frankfurt am Main. Wo Datenbank und weitere Dienste sitzen, steht in der Datenschutzerklärung.
- Übertragung verschlüsselt, gespeicherte Daten beim Hosting- und Datenbankanbieter verschlüsselt.
- Gespeichert wird, was für die Arbeit nötig ist: Praxisprofil und Regeln, Beiträge mit Bildern, Freigabe-Protokoll, Nachrichten aus dem Portal. Zugangscodes nur als Prüfwert, nie im Klartext.
- Für Texte, Bilder, Telefon, Versand und Veröffentlichung nutzen wir spezialisierte Dienste. Welche das sind und wo sie sitzen, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.
- Für den KI-Empfang schließen wir vor dem Start einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Die Website setzt keine Cookies und kein Tracking. Besuche werden nur anonym gezählt.
Was wir bewusst nicht machen
- Nichts ohne Freigabe veröffentlichen.
- Keine Diagnosen am Telefon, keine Heilversprechen in Beiträgen.
- Keine erfundenen Bewertungen, Zahlen oder Patientengeschichten.
- Keine Patientenfotos ohne Einwilligung, keine Vorher-Nachher-Bilder.
- Keine Garantie für Plätze bei Google oder in Antworten von KI-Assistenten.
Häufige Fragen
Ist VORMANN eine Software oder eine Agentur?
Beides: eine Agentur aus Düsseldorf, die mit eigener Software arbeitet. Du kaufst keine Lizenz, sondern ein Ergebnis – Beiträge, Freigabe, Veröffentlichung, Telefon. Dein Ansprechpartner ist Elias Goes.
Wer schreibt die Beiträge?
Sprachmodelle schreiben die Entwürfe nach den Regeln deiner Praxis, automatische Prüfungen markieren heikle Stellen, und VORMANN sieht sie durch. Das letzte Wort hast du mit der Freigabe.
Kann etwas ohne meine Freigabe online gehen?
Nein. Veröffentlicht wird nur, was freigegeben ist. Die Freigabe gilt für genau eine Fassung und wird protokolliert. Ändert sich der Beitrag danach, wirst du neu gefragt.
Wie läuft der Start?
Nach der Einrichtung kommt eine Testphase: zwei Tage, sechs Runden mit je drei Beispielen, die du bewertest. Daraus lernt das System deinen Geschmack. Beispiele werden nie veröffentlicht. Gefallen sie dir nicht, startet kein Abo, du zahlst nur die Einrichtung.
Lernt das System dazu?
Ja – aus deinen Freigaben und Ablehnungen und aus den Kennzahlen deiner Kanäle. Einmal pro Woche wird die Strategie für deine Praxis neu abgestimmt.
Brauche ich eine App?
Nein. Das Portal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Wo liegen meine Daten?
Die Server-Funktionen von Website und Anwendung laufen in der Region Frankfurt am Main. Wo die Datenbank liegt, welche Dienste darüber hinaus Daten verarbeiten und wo sie sitzen, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.