**Zwischen**
**Auftraggeber (Verantwortlicher):** [Praxis, Anschrift, vertreten durch …] **Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter):** Elias Jonathan Goes, VORMANN, Föhrenweg 22, 40468 Düsseldorf
— nachfolgend gemeinsam „Parteien“ —
§ 1 Gegenstand und Dauer
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers, soweit dies für die vereinbarten Leistungen nötig ist: Social-Media-Betreuung mit Freigabe, Pflege des Google-Unternehmensprofils, Betreuung von Anzeigen, Website und – falls gebucht – KI-Telefonempfang.
(2) Dieser AVV gilt für die Laufzeit des Hauptvertrags und darüber hinaus, bis alle Daten nach § 8 gelöscht oder zurückgegeben sind.
§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung
Art: Erheben, Speichern, Ordnen, Abfragen, Übermitteln (soweit für die Leistung nötig), Löschen.
Zweck: Erstellung und Veröffentlichung freigegebener Beiträge, Pflege von Profilen, Kundenportal mit Freigabe, Betrieb des KI-Telefonempfangs, Support.
§ 3 Betroffene Personen und Datenarten
- Inhaber und Mitarbeitende der Praxis: Name, Funktion, Kontaktdaten, Fotos (nur mit Einwilligung), Freigaben und Rückmeldungen im Kundenportal.
- Anrufende beim KI-Telefonempfang (falls gebucht): Name, Telefonnummer, Rückrufwunsch, Terminanliegen, Gesprächsaufzeichnung bzw. -zusammenfassung. Dabei können Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) anfallen, z. B. wenn Anrufende ihr Anliegen schildern. Der Auftragnehmer verarbeitet diese Daten nur zur Weitergabe an die Praxis.
- Patientendaten aus der Praxissoftware werden nicht verarbeitet. In Social-Media-Beiträgen erscheinen keine Patientendaten.
§ 4 Pflichten des Auftragnehmers
(1) Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers.
(2) Der Auftragnehmer arbeitet allein. Er ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und wahrt die berufliche Schweigepflicht der Praxis als mitwirkende Person im Sinne von § 203 Abs. 4 StGB. Etwaige Hilfspersonen werden ebenso schriftlich verpflichtet.
(3) Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere: verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugang zu Kundendaten nur nach Anmeldung, Kundenportal mit persönlichem Link und Zugangscode, Zugriff nur durch den Auftragnehmer, keine Weitergabe an Unbefugte.
(4) Unterstützung bei Anfragen Betroffener und bei Meldungen nach Art. 33/34 DSGVO; Verletzungen meldet der Auftragnehmer unverzüglich.
§ 5 Unterauftragsverarbeiter
Der Auftraggeber genehmigt den Einsatz folgender Dienstleister:
- Vercel Inc. (USA) — Hosting der Website und des Kundenportals
- Neon Inc. (USA) — Datenbank (Postgres) für die Kundendaten
- Google (Gemini-API, Google Workspace) — Texterstellung, E-Mail
- Anthropic (USA) — Texterstellung und Prüfung
- Groq Inc. und NVIDIA (USA) — Ausweich-Modelle für die Texterstellung
- Metricool — Einplanen und Veröffentlichen freigegebener Beiträge
- Resend — Versand von E-Mails (z. B. Freigabe-Erinnerungen)
- Retell AI (USA) — KI-Telefonempfang, nur falls gebucht
- ElevenLabs — Sprachausgabe, nur falls genutzt
- fal.ai (USA) — Erstellung kurzer Videos aus freigegebenen Grafiken, nur falls genutzt
Der Auftragnehmer informiert vor wesentlichen Änderungen; der Auftraggeber kann aus wichtigem Grund widersprechen.
§ 6 Übermittlung in Drittländer
Dienstleister außerhalb des EWR werden nur auf Grundlage geeigneter Garantien eingesetzt (EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln).
§ 7 Kontrollrechte
Der Auftraggeber kann angemessene Nachweise über die Einhaltung dieses Vertrags verlangen. Prüfungen vor Ort nach Absprache, höchstens einmal jährlich.
§ 8 Löschung und Rückgabe
Nach Vertragsende löscht der Auftragnehmer die Daten des Auftraggebers innerhalb von 90 Tagen oder gibt sie auf Wunsch zurück, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Aufzeichnungen des KI-Telefonempfangs werden nach [Löschfrist eintragen, z. B. 30 Tage] gelöscht, sofern nichts anderes vereinbart ist.
§ 9 Schlussbestimmungen
Änderungen bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Düsseldorf, soweit zulässig.
---
Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber · Ort, Datum, Unterschrift Auftragnehmer